Toimitilojen vaihtoprosessi
Toimitilojen vaihtoprosessi on monelle yritykselle yllättävän pitkä ja monivaiheinen kokonaisuus. Kun uuden toimitilan tarve herää, harvoin osataan varautua siihen, kuinka paljon aikaa koko prosessi todellisuudessa vaatii. Tässä blogitekstissä käymme läpi toimitilojen vaihtoprosessin vaiheet ja aikataulut – jotta yllätyksiä tulisi mahdollisimman vähän.
Organisaation koko vaikuttaa prosessin pituuteen
Yksi merkittävimmistä tekijöistä toimitilojen vaihtoprosessin kestossa on organisaation koko. Pienemmille yrityksille prosessi voi olla nopea ja parhaimmillaan sopiva toimitila löytyy ja sopimus syntyy jopa päivässä tai parissa. Suuremmissa organisaatioissa päätöksenteko vaatii useampia henkilöitä, hyväksyntäkierroksia ja tarkempaa harkintaa, mikä pidentää prosessia väistämättä.
Toimitilojen vaihtoprosessin vaiheet
Toimitilojen vaihto etenee tyypillisesti seuraavien vaiheiden kautta:
1. Tarpeen kuvaus ja kartoitus. Ensin määritellään, millaista toimitilaa tarvitaan; ymmärrys toiminnasta, koko, sijainti, erityisvaatimukset ja budjetti. Mitä tarkemmin tarve osataan kuvata, sitä sujuvammin prosessi etenee.
2. Long list ja short list. Markkinoilta kartoitetaan kaikki soveltuvat toimitilavaihtoehdot, joista muodostetaan ensin pidempi lista. Tätä karsitaan tarkempien kriteerien pohjalta lyhyemmäksi listaksi.
3. Toimitilanäytöt. Shortlistalle päässeet toimitilat käydään fyysisesti läpi. Tässä vaiheessa tiloihin pääsee viimeistään tutustumaan käytännössä ja arvioimaan niitä omiin tarpeisiin peilaten.
4. Tarjous ja neuvottelu. Sopivasta toimitilasta tehdään tarjous, jonka jälkeen käydään vuokraneuvottelut. Neuvotteluvaihe voi olla nopea tai pitkä riippuen osapuolten tilanteesta ja vaatimuksista.
5. Sopimusluonnos ja päätöksentekoprosessi. Neuvottelujen jälkeen laaditaan toimitilan vuokrasopimusluonnos, joka käydään huolella läpi. Suuremmissa organisaatioissa päätöksentekoprosessi voi vaatia useamman kierroksen hyväksyntää.
6. Sopimuksen allekirjoitus. Vasta kun kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä, toimitilan vuokrasopimus allekirjoitetaan. Tämä on prosessin virallinen vedenjakaja ja samalla lähtölaukaus seuraavalle vaiheelle.
”Ensin määritellään, millaista toimitilaa tarvitaan; ymmärrys toiminnasta, koko, sijainti, erityisvaatimukset ja budjetti.”
Muutostyöt – usein aliarvioitu vaihe
Sopimuksen allekirjoituksen jälkeen alkaa usein toimitilan muutostöiden lopullinen suunnittelu ja toteutus. Tämä vaihe jää monesti liian vähälle huomiolle aikataulutuksessa.
Muutostöiden kesto vaihtelee viikoista useisiin kuukausiin riippuen niiden laajuudesta. Jos toimitilan käyttötarkoitusta on tarkoitus muuttaa, tarvitaan rakennusvalvonnan lupaprosessi, jonka pituus vaihtelee merkittävästi kaupungista riippuen.
Muutostöihin liittyy myös muita aikaa vieviä vaiheita:
- Työympäristösuunnittelu – hyvä työympäristö ei synny sattumalta, vaan vaatii suunnittelua ja henkilöstön osallistamista. Tärkeää on, että henkilökunta viihtyy uusissa tiloissa ja kokee tulleensa kuulluksi. Kun ihmiset pääsevät vaikuttamaan omaan työympäristöönsä, on myös työ sujuvampaa ja tahtoa tulla toimistolle etätöiden sijaan
- Muutostöiden kilpailuttaminen – urakoitsijoiden kartoitus ja vertailu vie oman aikansa
- Muutostöiden toteuttaminen – valittujen materiaalien saatavuus, sillä kaikkea materiaalia ei ole tätä nykyä hyllyssä saatavilla, sekä aikataulu – milloin urakoitsija pääsee tilaan tekemään muutostöitä; onko toimitilassa esimerkiksi vielä edellinen vuokrasuhde päällä ja kuinka paljon ennakkoilmoitusaikaa myös urakoitsija tarvitsee
Muista nykyisten tilojen irtisanomisaika
Yksi helposti unohtuva asia on toimitilojen irtisanomisaika. Kannattaa selvittää hyvissä ajoin nykyiseltä vuokrasopimukselta, kuinka pitkä irtisanomisaika sopimuksessa on, sillä kokemuksellamme tiedämme, että vuosien varrella irtisanomisaika on päässyt unohtumaan – ja pitääkö muuttoon varata päällekkäisyyttä, jotta arki taustalla toimii häiriöttä myös siirtymävaiheessa.
Irtisanomisaikaa laskettaessa on hyvä huomioida yksi tärkeä yksityiskohta; irtisanomisaika ei ala kulua heti irtisanomisilmoituksen jättämisestä, vaan vasta irtisanomiskuukautta seuraavan kuukauden alusta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että jos irtisanot sopimuksen esimerkiksi tammikuun puolivälissä, alkaa irtisanomisaika kulua vasta helmikuun ensimmäisestä päivästä. Tämä on hyvä ottaa huomioon aikataulutuksessa, muuten uuden ja vanhan toimitilan päällekkäisyyys voi venyä odotettua pidemmäksi ja tuoda mukanaan ylimääräisiä kustannuksia.
Yhteenveto – varaa aikaa enemmän kuin luulet
Toimitilojen vaihtoprosessi on kokonaisuus, jossa jokainen vaihe vaatii aikaa ja huomiota. Pienimmillään prosessi voi viedä vain päivän tai pari, mutta suurin osa prosesseista kestää viikoista kuukausiin. Kun mukaan lasketaan muutostyöt, mahdolliset lupaprosessit ja irtisanomisajat, kokonaisaikataulu voi helposti venyä puolesta vuodesta jopa vuoteen.
Aloita siis toimitilojen vaihto ajoissa – ja ota ammattilainen mukaan heti alusta. Näin prosessi etenee sujuvasti ja vältyt ikäviltä yllätyksiltä.
Haluatko apua toimitilojen vaihtoprosessin käynnistämisessä? Ota yhteyttä, niin kartoitetaan yhdessä juuri teidän tarpeenne ja aikataulunne.
Osallistujat
Löydä oma tilasi
Useat yritykset ovat jo löytäneet sopivan toimitilan MAP tilojen avulla. Seuraava voi olla sinä.