Muistilista yritykselle toimiston vaihtoon
Toimistotilan etsintä on projekti, joka tuntuu selkeältä paperilla mutta voi yllättää projektin aikana. Projektin aikana tulevat yllätykset voivat aiheuttaa sen, että kompromissien kanssa joudutaan elämään vuosia eteenpäin. Listasimme alle seitsemän asiaa, jotka on hyvä muistaa uuden toimiston etsinnässä.
Aloita ajoissa
Toimitilojen etsintä voi vaikuttaa simppeliltä projektilta, jonka hoitaa nopeasti. Välillä asiat menevätkin näin ja tila löytyy nopeasti ja helposti. On kuitenkin hyvä huomata, että mitä tarkemmat toiveet teillä on sijainnin, budjetin ja tilan ratkaisuiden osalta sitä monimutkaisemmaksi toimitilan etsintä monessa tapauksessa menee. Aikatauluun vaikuttaa myös se, että osa markkinoilla olevista tiloista vapautuu käyttöön vasta useiden kuukausien päästä. Suositeltavaa on, että toimitilojen etsintä aloitetaan viimeistään 6-12 kuukautta ennen mahdollista muuttoa. Tässä ajassa ehditte kartoittamaan potentiaaliset tilaratkaisut yrityksenne tarpeisiin, suunnittelemaan muutostyöt sekä myös toteuttamaan ne. On hyvä huomioida myös että vuokrasopimuksien irtisanomisajat ovat usein 3-6 kuukautta.
Tarvekartoitus
Projektin tärkeä vaihe on määrittää yrityksen tarpeet toimitilojen osalta seuraaville vuosille. Tämä säästää aikaa ja selkeyttää prosessia. Seuraavat asiat on hyvä miettiä tässä kohdalla.
- Kuinka monta henkilöä toimistolla työskentelee ja mikä tilojen käyttöaste on?
- Minkä verran tiloihin tarvitaan esimerkiksi omia neuvotteluhuoneita tai hiljaisentyöntiloja ja voidaanko näiden osalta hyödyntää esimekriksi kiinteistön palveluita, jolloin oma tilantarve pienenee?
- Onko yritys kasvamassa ja olisi hyvä varautua lisätilan tarpeeseen?
- Sijainti ja saavutettavuus – mistä henkilöstö tulee ja mitä liikennevälineitä he käyttävät?
- Asiakkaiden sijainti ja kuinka usein he vierailevat toimitiloissasi?
- Sijainnin vaikutus yrityksesi brändiin tai imagoon?
- Mitä hyvää ja mitä huonoa nykyisissä tilaratkaisuissa on?
Sijainti
Sijainti ei tarkoita pelkkää osoitetta. Keskeistä on, kuinka hyvin tila palvelee sekä henkilöstöä että asiakkaita julkisen liikenteen yhteydet, parkkipaikat, lähipalvelut ja yleinen saavutettavuus kaikki vaikuttavat arjen sujuvuuteen ja myös siihen, kuinka houkutteleva työpaikka on uusien ja nykyisten työntekijöiden mielestä. Etätyön aikakaudella on tärkeää, että toimisto sijaitsee helpostisaavutettavassa paikassa, jolloin kynnys lähteä toimistolle on pienempi.
Laske budjetti
Toimistotilojen hintaan vaikuttaa moni tekijä, nykyisissä vuokrasopimuksissa kohteen vuokraan kuuluu usein pääomavuokra sekä hoitovuokra joka sisältää usein myös lämmityksen ja kiinteistön sähkön. Lisäksi on hyvä huomioida mahdolliset muutostyöt ja niiden aiheuttama kustannus. Muutostöiden osalta hinnoittelu on usein sopimuskohtaista ja tämän osalta vaikuttaa merkittävästi esimerkiksi vuokrasopimuksen pituus ja se onko vuokranantajalla jo itselläänkin tarkoitus investoida kyseisen tilan muutostöihin vuokrauksen yhteydessä. Tärkeää on myös huomoida, että usein muuton yhteydessä tulee kalusteisiin ja it-laitteisiin liittyviä investointeja.
Suunnittele uusi tila huolellisesti
Toimistotilan suunnittelussa on tärkeää huomioida jo aikaisemmin tarvekartoituksessa esille nousseet asiat jotka liittyvät tilojen käyttöön ja huoneratkaisuihin. Monet kiinteistöomistajat tarjoavat myös erilaisia kalustepohjia ja suunnitelmia helpottamaan tilankäytön hahmottamista. Ulkopuolisen suunnittelijan käyttö on myös suositeltavaa, jotta saadaan huomioitua kaikki tarpeet. Isommissa organisaatioissa on hyvä myös miettiä mahdollista kyselyä henkilöstölle toimitiloihin liittyen.
Lue vuokrasopimus ja neuvottele sen ehdoista
Toimitilojen vuokrasopimuksissa on monta kohtaa, mitä on hyvä käydä läpi vuokrasopimus neuvottelujen yhteydessä. Seuraavat seikat on hyvä tarkistaa sopimusluonnoksesta ja miettiä näiden osalta parhaiten yrityksen tarpeita tukevat ratkaisut.
Vuokra-aika ja siitä syntyvät vuokravastuut on hyvä miettiä ja sovittaa yrityksen strategiaan ja budjettiin. Vuokra-ajalla on usein myös vaikutusta tilan vuokratasoon ja muutostöiden kustannuksiin.
Muutostyöt ja niiden kustannukset ovat neuvoteltavissa usein sopimuksen teon yhteydessä. On siis tärkeää miettiä mitkä asiat ovat pakollisia tilan vuokrauksen kannalta ja millaisen kustannuksen ne muodostavat. Usein sopimuksen pituudella on vaikutusta muutostöiden vaikutukseen vuokrassa.
Vuokrasopimuksen irtisanomista koskevat ehdot sekä indeksikorotus on myös sellaisia asioita, jotka on hyvä huomioida sopimusneuvottelujen yhteydessä. Kaipaako yrityksenne selkeää ja ennustettavaa ratkaisua vai onko tarve mahdollisuudelle liikkua nopeasti? Tämä on hyvä miettiä ennen sopimuksen allekirjoitusta. Vuokrasopimuksen irtisanomisajat kun vaihtelevat pääsääntöisesti 3 kuukaudesta aina 12 kuukauteen saakka.
Useissa vuokrasopimuksissa on mukana myös indeksikorotus, ehdot vaihtelevat riippuen sopimuksesta. Tässä kohdalla on hyvä tarkistaa mihin vuokranmäärä on vuokrasopimuksessa sidottu ja millaiset korotusta koskevat ehdot sopimuksesta löytyy.
Hyödynnä asiantuntijan-apua
Toimitilojen löytämisessä auttaa myös asiantuntijan apu. Toimitilavälittäjä tuntee markkinan kokonaisuudessaan ja myös kohteet jotka eivät vielä löydy toimitilaportaaleista tai nettisivuilta. Heillä on mahdollisuus kartoittaa kattavasti koko markkina ja myös tukea ja auttaa läpi koko toimitilaprojektin aina tilan löytämisestä sopimusneuvotteluihin. Tämä säästää aikaa ja resursseja, sillä palvelun käyttö on asiakkaalle myös maksutonta. Mikäli haluat apua toimitilaprojektissa, autamme miellämme.
Maarit Helander
Löydä oma tilasi
Useat yritykset ovat jo löytäneet sopivan toimitilan MAP Tilojen avulla. Seuraava voit olla sinä.